Tips & tricks: Excel

Excel: Valideren

Aan het einde van deze tip weet je:

  • Wat valideren is;
  • Welke mogelijkheden valideren van invoer biedt;
  • Hoe je deze mogelijkheden kan toepassen;
  • Welke berichten je kan tonen alvorens de gebruiker gegevens invoert;
  • Welke mogelijkheden je hebt om de gebruiker te laten weten dat de invoer niet correct is;

Gegevensvalidatie

In iedere cel op een werkblad kan tekst ingevoerd worden, getallen, formules, hyperlinks etc. Valideren is een manier om deze invoermogelijkheden te beperken. Bijv. alleen getallen groter dan 10.000.

Als de invoer van de actieve cel beperkt moet worden, ga dan naar Data - Valideren. Onderstaand scherm verschijnt dan:

De eerste mogelijkheid "Alle waarden" beperkt de invoer niet, maar geeft wel mogelijkheden via het tweede tabblad ‘Invoerbericht’ en ‘Foutmelding’. Deze twee tabbladen worden verderop behandeld.

De invoer kan je beperken tot hele getallen zonder decimalen via de optie ‘Geheel getal’:

Afhankelijk van de gekozen optie bij ‘Gegeven:’ verschijnt daar onder, één of meerdere invoerbalk(en) om de beperking(en) in te voeren. In de invoerbalken kan een waarde ingevoerd worden, of kan verwezen worden naar een cel of naam zoals ‘maximum’.

Bij de keuze ‘Decimaal’ mogen er ook decimalen ingevoerd worden. Verder gelden dezelfde mogelijkheden als bij ‘Geheel getal’.

Bij de optie ‘Lijst’ verschijnt de invoerbalk ‘Bron:’ waarin een cellenbereik ingevoerd kan worden.

De volgende mogelijkheid is om de datuminvoer te beperken. Deze beperkingen werken op dezelfde manier als bij ‘Geheel getal’ en ‘Decimaal’.

Omdat datums in Excel getallen zijn met speciale opmaak, kan bij een begintijd van 01-01-2005 en eindtijd van 31-12-2006, toch ook "2 maart 2005" ingevoerd worden.

Het is ook mogelijk om bij de begindatum en einddatum te verwijzen naar een cel waarin een datum staat.

Bij de beperkingen voor de tijdinvoer geldt ook dat er geen datum ingevoerd mag worden. De beperking mag niet alleen in uren zijn, maar kan in uren, minuten en seconden ingegeven worden zoals: 12:00 of 14:00:05

Voorgedefinieerd invoerbericht

Wanneer een cel met validatie geselecteerd is kan de gebruiker via een invoerbericht er op geattendeerd worden dat bepaalde invoer gewenst, of tegengehouden is. Om dit te realiseren, klik dan via Data - Valideren, op het tabblad ‘Invoerbericht’:

Standaard is het bovenste vierkantje aangevinkt om de gebruiker te laten zien dat de invoer van de actieve cel beperkt is. In het invoerbericht kan een titel worden meegegeven, en een korte tekst van maximaal 255 karakters. De titel kan maximaal 32 karakers lang zijn.

Bovenstaand bericht komt er voor de gebruiker als volgt uit te zien:

Voorgedefinieerde foutmelding

Wanneer de gebruiker een ongewenste waarde invoert, kan ervoor gekozen worden een foutbericht te geven, waarbij de invoer al dan niet geaccepteerd wordt. Klik hiervoor op de tab Foutmelding. Ieder bericht bestaat uit een titel en de berichttekst zelf.

Voor ongewenste of foutieve invoer, kunnen drie stijlen gekozen worden. De standaard stijl is stoppen waarbij de invoer tegengehouden wordt. Het is dan voor de gebruiker niet mogelijk handmatig iets in te voeren wat tegen de gestelde regels ingaat. Hieronder staat een voorbeeld van zo’n foutmelding:

Er kan ook een waarschuwing getoond worden om de gebruiker te laten weten dat de invoer niet klopt of ongewenst is. De gebruiker krijgt dan de mogelijkheid te kiezen om alsnog door te gaan, of de invoer te corrigeren:

Tenslotte kan informatie gegeven worden over de ongewenste invoer, maar deze wordt na het wegklikken van de waarschuwing wel geaccepteerd:

Op een onbeschermd werkblad kan de gebruiker de validatie zelf aan- of afvinken. Dit kan worden tegengehouden door het werkblad te beveiligen.

Opleidingen Excel:

  • Opleiding Excel basis
    Versterk je Excel-basis met deze cursus: leer essentiële functies en formules om je Excel-taken te optimaliseren en je werkproductiviteit te verhogen.
  • Opleiding Excel gevorderd
    De Excel gevorderd opleiding breidt je kennis uit met geavanceerde Excel-functies en -technieken, waardoor je complexe taken efficiënt kunt automatiseren en beheren.
  • Opleiding Excel dashboards basis
    Onze Excel dashboards basisopleiding leert je hoe je met Excel gegevens visualiseert in dashboards, essentieel voor heldere zakelijke inzichten en besluitvorming.
  • Opleiding Excel dashboards vervolg
    Verdiep je Excel-dashboardvaardigheden met geavanceerde technieken en word een expert in Excel-data-visualisatie en -analyse.
  • Opleiding Excel financieel
    Optimaliseer je financiële rapportage en analyse met onze Excel Financieel opleiding, speciaal voor financiële professionals die diepgaand met Excel willen werken.
  • Opleiding Excel gegevensanalyse en draaitabellen
    Leer met Excel geavanceerde gegevensanalyse en draaitabellen, essentieel voor diepgaande data-analyse en het omzetten van grote datasets in actiegerichte inzichten.
  • Opleiding Excel grafieken
    Ontwikkel de vaardigheden om met Excel gegevens om te zetten in indrukwekkende grafieken, verbeter je rapporten en presentaties met geavanceerde visualisatietechnieken.
  • Opleiding Excel PowerPivot
    Onze Excel PowerPivot cursus stelt je in staat om krachtige data-analyses en -modellering binnen Excel uit te voeren, essentieel voor het beheren en analyseren van grote gegevenssets.

Blijf op de hoogte

Ontvang de maandelijkse ECT-nieuwsbrief boordevol tips en weetjes.

Volg ECT op FaceBook   Bezoek de LinkedIn-pagina van ECT

Sitemap

Contacteer ons

ECT BVBA
Oosterveldlaan 211 (2610 Wilrijk)
Tel: +32 (0)3 239 54 67

Bekijk routebeschrijving

BTW-nummer: BE 0456.352.435